Наблюдаю странную картину юридической малограмотности, а то и полной безграмотности людей. Вроде бы человек начитанный, умный и талантливый во всех отношениях, но в документальных делах испытывает полное бессилие. Из-за этой невежественности такие люди постоянно попадают в неприятные ситуации: в результате злятся, ругают всех и вся, но реально сделать ничего не могут, потому что своевременно не прикрыли тыл важным документом.

Примеров масса. Человек подписывает договор не читая, оформляет бессрочную доверенность, которую не может потом аннулировать, закрывает договор в одностороннем порядке без подтверждающих документов с противоположной стороны,  отдает документы лично в руки, вместо отправки заказным письмом с уведомлением о вручении и так далее.

Раньше я тоже уделял всему этому мало внимания, в результате часто оказывался “в дураках”. К счастью, свои и чужие ошибки время от времени учат тому, где и как “подкладывать себе соломку”, хотя остаются отдельные случаи, от которых не застрахуешься. Постараюсь кратко осветить хотя бы типичные ошибки, которых можно избежать при работе с документами.

Ниже перечислены моменты, на которые стоит обратить внимание при работе с различными документами (договорами, заявлениями, квитанциями, извещениями, выписками):

1.       Проверять правильность указанных данных (реквизитов, ФИО, паспортных данных, номеров счетов, дат и т.д.)

2.       Проверять свои обязательства и санкции, которые следуют за их нарушение

3.       Проверять обязательства другой стороны и санкции, которые следуют за их несоблюдение

4.       Получать подтверждение на принятие другой стороной любого документа от вас

5.       Проверять  полномочия людей, которые готовят и подписывают документ

6.       Проверять срок действия документа и варианты расторжения

7.       Сомневаетесь в правильности формулировок и корректности документа? Не поленитесь сходить к юристу, он все расскажет. Или почти все.

Краткие пояснения по пунктам.

1. Правильность данных

Порой, документы подписываются в спешке, “на коленке”, на подоконнике, в автомобиле, и т.п. Это порождает множество случайных или намеренных ошибок в данных. В этом случае можно поспешить и уже никого не насмешить.

2, 3  Права и обязанности

В договорах, соглашениях и расписках обычно две участвующих стороны, у каждой есть свои права и обязанности.  Необходимо щепетильно относиться к тому, что прописано для каждой стороны относительно “Имеет право” и “Обязан”, а также в разделе, определяющем ответственности сторон друг перед другом. Часто соглашения и договоры составлены таким образом, что заказчик услуги “должен”, а исполнитель услуги ему ничем при этом “не обязан”. Если заказчик – вы, то положение у вас незавидное. Такая картина часто встречается в договорах компаний, предоставляющих услуги “Кабельное телевидение”, “Интернет”, договорах на кредиты…

4. Подтверждающий документ

Я познал этот пункт, когда  “попал” во время разборок с налоговой. Произошло следующее: я оплатил налог не на тот КБК, в результате платеж попал в категорию “Х.З.”. Пришлось писать заявление о перезачислении налога на правильный КБК. Ошибкой было то, что заявление я написал в единственном экземпляре, отдал его в окно и благополучно забыл про него на месяц. Через месяц пришел в налоговую проверить, была ли перезачислена сумма. Но получил примерно такой ответ “Какое еще такое заявление? У нас ничего не было.” И опять по новой. Но теперь уже с “визой” налогового инспектора и датой приема документа на моей копии заявления.

Аналогичным образом нужно брать подтверждающий документ о приеме заявки на закрытие счета в банке, одалживанию вещей и денег (здесь народ обычно более продвинут, знает про существование расписок), уничтожение пластиковой карты, подаче заявлений и пр. В качестве таких документов может быть много разноформатных бумаг: квитанции об оплате, фискальный (кассовый)  чек, приходный ордер, расписка от физического лица, акт принятой работы и пр. Самое главное правило – когда кто-то что-то вам должен, нужно иметь на это подтверждающий документ. Не важно, это услуга, уступка или н-ная сумма денег.  

5. Полномочия

В агентствах недвижимости или тур. агентствах иногда случаются ситуации, когда от имени компании подписываются договора c агентом, который не является сотрудником компании. Поскольку фактически права подписи у него на нет, то договор, по сути, является недействительным. А ввиду юридической невежественности народ не заморачивается с подобными тонкостями, и это почти всегда срабатывает. Иногда не в пользу народа. Желательно проверить, с тем ли человеком вы заключаете договор (например, когда вносите залог при покупке квартиры или техники).

6. Срок действия и процедура расторжения

Срок действия также важен, как и прочие детали документа. Если оформляете доверенность, она не должна быть бессрочной, потому что если передумаете что-то доверять, аннулировать ее будет очень сложно. Если это договор, нужно проверять условия и возможность пролонгирования (продления). Обычно, по умолчанию договор заключается на год и, если не расторгнут одной из сторон по истечении указанного периода, автоматически пролонгируется. Иногда это хорошо, а иногда – не очень. Нужно смотреть по ситуации.

Бывает ситуация, когда некоторые бумаги вам нужно подписывать “задним числом”. Это не очень правильно, нужно понимать, чем это грозит.

Отдельного внимания заслуживает пункт, связанный с расторжением договора (соглашения). Этому пункту совершенно незаслуженно уделяется мало внимания, потому что о плохом люди привыкли не думать и надеяться, что, дескать, все будет хорошо. А когда все становится плохо – поезд уже  ушел. Как говорят англичане: “надейся на лучшее, готовься к худшему”. Не важно, договариваетесь ли вы с кем-то на словах или на бумаге, проговорите, а еще лучше - пропишите ситуацию развития наихудшего сценария, чтобы ни для кого не было сюрпризом то, как делить совместно нажитое имущество, совместный бизнес, возмещать ущерб, вернуть долг и пр.

7. Юристы

Есть специально обученные люди - юристы, которые только и делают, что целыми днями копаются в законодательстве. С большой долей вероятности можно утверждать, что они знают закон лучше, чем мы с вами. Поэтому, вместо того, чтобы заниматься самодеятельностью, разумно сходить к ним и проверить документы перед подписанием. А еще лучше – заказать им не только проверку документов, но и полное сопровождение сделки. В этом случае вероятность попасть в неприятную ситуацию существенно уменьшается. Только не забывайте, ”на юриста надейся, а сам думай головой”. Юрист - тоже человек, а людям свойственно ошибаться. Хотя им это сделать сложнее.

В качестве бонус-трека, небольшой список бытовых рекомендаций.

• При внесении изменений в договор уже после подписания, каждому участнику договора необходимо заверить своей подписью внесенные изменения рядом с этими изменениями. Обычно это делают так: “Правильно читать - 2003 год. <Дата> <Подписи всех сторон договора>”
• Доверенность обязательно заполняйте в двух экземплярах с подписью каждого участника.
• Товарный чек не заменяет кассовый, а только дополняет его. Многие думают, что если им дали товарный чек, они короли. И опускаются на землю тогда, когда пытаются сдать свои ботинки в магазин, а там над ними только нервно хихикают.
• Для призывников рекомендуется любовь к военкомату на расстоянии: подавать документы лучше по почте заказным письмом с уведомлением.
• Для юридических лиц и, особенно, ИП (которые сами себе – бухгалтера) важно не забыть подписать акт, закрывающий выставленный счет.
• При расторжении договора или соглашения в одностороннем порядке требуйте от противоположной стороны документального подтверждения “претензий по договору <такому-то> от <такого-то числа> не имею” или “претензий к <такому-то гражданину> не имею”.
• Никаких финансовых и деловых отношений с друзьями, друзьями друзей и родственниками. Это путь к беде.
• Если заключаете договор на оказание услуг или производство продукта, обязательно прилагайте к договору детальное техническое задание (Приложение), по которому будет производиться с вашей стороны сдача проекта, а со стороны заказчика - приемка. ТЗ будет определяющим документом в случае возникновения споров, например, если заказчик захочет получить больше, чем оговорено в ТЗ. Это касается и фрилансеров тоже. Региональная удаленность не является причиной этого не делать.
• Договоры перед подписанием лучше прошить, страницы пронумеровать. Не зря это всегда делают нотариусы. Например, можно поступить так: прошиваете, пронумеровываете договор, на оборотной стороне ставите печать и/или подпись, указываете кол-во страниц, договор подписываете и уже после этого отправляете почтой (или везете) на подпись другой стороне. Естествественно, договор должен быть в двух экземплярах.

А какие у вас были неприятные случаи, связанные с оформлением документов, и чему они вас научили?