Как вылезти из завала работы
Не знаю как у вас, а у меня в день приходит больше 400 писем на 7 почтовых ящиков, и все эти письма приходится как минимум просматривать. Примерно 70% из них - спам, но фильтровать его ни The Bat! с хваленым bayes’овским фильтром, ни SpamAssassin, установленный на почтовом сервере, не умеют. Поэтому спам-фильтром выступаю я сам.
Хорошим подспорьем при большом кол-ве писем является их автоматическая сортировка по различным критериям. Рассматривать устройство и принципы автоматических фильтров я не буду, с ними и так все понятно. И в The Bat!, и в Outlook они есть, и существенно облегчают жизнь, заранее рассовывая ценные письма в папку “личное”, “клиенты”, “с сайта” и т.п. Но что делать с остальными запросами? Их в любом случае нужно организовывать в некую очередь и придумывать дисциплиную обслуживания.
То же самое касается возникающих в течение дня задач. Их масса. Приходится задачи куда-то записывать (чтобы не забыть сделать), и при удобном случае выбирать, которые из них будут выполнены немедленно, а что останется на потом.
Хочу поделиться вариантом организации своей работы. Все на самом деле просто - все задачи, запросы и элетронную почту нужно обрабатывать в порядке приоритетов. Самое хитрое здесь - способ назначения приоритетов. Про этот способ я прочитал у одного мэтра проджект менеджмента.
Вводится два критерия для запроса: важность и срочность. Таким образом все запросы можно рассортировать по четырем категориям (или трем виртуальным папкам): важные и срочные (группа А), неважные и несрочные (группа С), важные и несрочные (группа B), неважные и срочные (группа B). После чего запросы обрабатываются в порядке их приоритета: A (наивысший)->B (средний)->C (низший).
Вам может показаться, что время, которое придется затратить на сортировку запросов и задач будет высоким и вся процедура может показаться на первый взгляд малоэффективной, но это не так. Процесс сортировки окажется медленным только в том случае, если у вас уже есть огромное кол-во неотранжированных задач - на них придется потратить какое-то время. Если же назначать приоритеты задачам (запросам), или раскидывать почту по трем папкам по мере поступления, то сама процедура становится прозрачной и простой, жизнь - комфортной, а работа - эффективной.
Отвечая на вопрос, поставленный в заголовке заметки, уверенно заявляю: чтобы вылезти из завала работы нужно правильно ее организовать.
Спасибо за то, что вы добавили данный пост в